¿Cómo hacer una factura?– facturación correcta y fácil

La realización de facturas forma parte del día a día de los trabajadores autónomos y empresarios, pues documentan las operaciones realizadas y facilitan la organización de la contabilidad. Su realización es para muchos uno de los momentos más indeseados de la contabilidad. Aparece la pregunta ¿Cómo hacer una factura? Las buenas noticias son que la elaboración de facturas es un proceso más sencillo de lo que parece, pues únicamente hay que tener un conjunto de conceptos claros, que te explicamos a continuación.

El contenido de un vistazo

¿Qué es una factura? – Definición de factura

La factura es un documento mercantil en el que se reflejan las operaciones comerciales de venta o compra de productos o la prestación de servicios. Además, incluye datos específicos referentes al emisor y receptor, constituyendo un justificante legal de cara a las arcas públicas para el pago de los impuestos correspondientes.

definicion factura
Definición de factura

Cómo hacer una factura paso a paso

Para hacer una factura tienes que estar consciente de lo que debe contenter. Las siguientes informaciones representan el contenido de una factura:

  1. Número de la factura o de serie. Hay que tener en cuenta que la numeración debe ser correlativa.
  2. Fecha de emisión.
  3. Datos del emisor: domicilio, nombre o razón social, dirección, NIF o número de identificación fiscal.
  4. Datos del cliente: domicilio, nombre o razón social, dirección, NIF o número de identificación fiscal.
  5. Descripción de las operaciones, lo que incluye el precio por unidad antes de impuestos y todos los datos necesarios para el cálculo final de la base imponible o precio sin impuestos.
  6. Tipo de IVA y, en su caso, retención de IRPF.
  7. Cuota tributaria, es decir, la cifra resultado de aplicar a cada tipo de impuesto a la base imponible. Deben explicitarse por separado.
  8. Importe total a pagar, resultado de sumar el IVA y restar el IRPF a la base imponible.
  9. Fechas en las que se han realizado las operaciones que se reflejan en la factura, siempre y cuando sean distintas a las que se han expedido la factura.

Cómo calcular el IVA – Impuesto sobre el valor añadido

El IVA es un impuesto indirecto que grava el consumo, el cual se aplica sobre un producto o servicio. Debe incluirse en la factura, siendo de suma importancia su correcto cálculo, en tanto que hay que pagar dicha cuantía a la Tesorería como parte del desarrollo de la actividad. Para calcularlo, únicamente hay que multiplicar el importe de la factura (base imponible) por el porcentaje de IVA correspondiente, siempre expresado en números decimales. Si queremos estimar el precio con el IVA incluido, hay que dividir la cantidad final entre 1,21.

Pero debes tener en cuenta hay diferentes tipos de IVA, los cuales son

  • el IVA general de 21%
  • el IVA reducido de 10%
  • el IVA superreducido de 4%
  • el exento de IVA de 0% (que se aplica en casos especiales)

Los diferentes tipos de IVA te explicamos en más detalle a continuación.

IVA general 21%

Se aplica por defecto a la mayoría de los productos y servicios: moda, electrónica, decoración, vehículos, electrodomésticos, peluquería, servicios sanitarios e incluso material escolar.

IVA reducido 10%

Grava los productos que se entienden necesarios, como transporte de viajeros, alimentos (aunque algunos están sujetos al IVA superreducido), el agua, los productos farmacéuticos, bienes de uso ganadero, agrícola o forestal, rehabilitación y renovación de vivienda, exposiciones comerciales…

IVA superreducido 4%

Grava los productos de primera necesidad, dentro de los cuales se encuentran las viviendas de protección oficial, los medicamentos de uso humano, los libros y periódicos, las sillas de ruedas y algunos alimentos, como el pan, los huevos, la leche, la fruta o las verduras.

Exento de IVA 0%

La Agencia Tributaria contempla legalmente algunas actividades profesionales y operaciones exentas de tributar IVA:

  • Servicios de correos y postales
  • Servicios educativos, de enseñanza y formación
  • Servicios artísticos
  • Servicios sanitarios
  • Servicios inmobiliarios
  • Seguros y mediación financiera

Quienes se trabajen en una de las citadas actividades exentas de IVA, pueden emitir facturas sin IVA, justificando mediante reseña la exención del impuesto.

Cálculo del IVA

IVA = base imponible (neto) x tasa de IVA (la que tienes que aplicar)

Cálculo y definición del IRPF

El IRPF puede ser un dato obligatorio de tu factura. Lo que es y como se calcula te explicamos en lo siguiente.

Qué es el IRPF y para quién es?

El IRPF (Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas) es un impuesto aplicado sobre las ganancias de los trabajadores. Es progresivo, es decir, cuanto más dinero se gana, más porcentaje se tributa. Deben pagarlo los profesionales autónomos que estén dados de alta en alguno de los epígrafes que constan en el Impuesto sobre Actividades Económicas, algunos autónomos adscritos al régimen de módulos o los dedicados a actividades forestales, agrícolas o agrarias, y nunca deben incluirse en facturas emitidas a particulares. Aunque hay diferentes porcentajes de contribución del IRPF, el general es del 15 %, lo que significa que se paga la cifra proporcional a ese porcentaje de todo lo que se haya facturado en el trimestre. Se aplica sobre la base imponible de una operación, debe constar en la factura y es pagado por el cliente a Hacienda en tu nombre.

Cómo calcular la retención de IRPF

Como en el caso del IVA, el IRPF también se aplica sobre la base imponible, es decir, sobre el importe de la factura. Para ello, se multiplica dicho importe por 0.15. La cifra resultante se resta al importe total.

Cálculo del IRPF

IRPF = base imponible (neto) x tasa de IRPF (la que tienes que aplicar)

IRPF reducido 7%

Este tipo de IPRF lo aplican los nuevos autónomos dados de alta en actividades profesionales, siempre y cuando no lo hayan estado durante el año anterior. La vigencia de la aplicación de este tipo de IRPF finaliza a los tres años, momento en el que se aplica el porcentaje de retención general del 15 %.

IRPF general 15%

El porcentaje general de contribución para autónomos es del IRPF es del 15 %, lo que significa pagar a las arcas la cantidad proporcional a dicho porcentaje de la facturación de cada trimestre. Dicha retención deben aplicarse en las facturas, de cara a facilitar información a la Agencia Tributaria.

Calcular el importe total

Hay tres posibilidades de calcular el importe total en cuanto al IVA y al IRPF. Esas tres te explicamos en mas detalle en los sugientes puntos.

Importe total con IVA, sin retención de IRPF

Salvo en el caso de las actividades económicas exentas de IVA, este impuesto siempre debe constar en todas las facturas, independientemente del tipo (general, reducido e hiperreducido) y el destinatario. Su cálculo conlleva el incremento del importe total objeto de cobro, cuya cuantía hay que reembolsar a Hacienda en el momento de presentar la liquidación trimestral de IVA. Por ello, es importante conocer qué tipo es el que se soporta.

Pueden facturar con IVA sin la inclusión de IRPF los autónomos sujetos a las retenciones explicitadas en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). En caso de que el cliente final sea un particular tampoco es necesario incluirlo.

Importe total con IVA, con retención de IRPF

Deben realizar factura con IVA y retención de IRPF todos los autónomos que prestan servicios profesionales no exentos de IVA y los adscritos a las retenciones del Impuesto de Actividades Económicas (IAE), siempre y cuando el beneficiario no sea un particular.

No obstante, si más del 70 % de las facturas incluye el IRPF, no es necesario presentar la declaración trimestral de IRPF, pero sí la declaración de la renta.

Sin IVA, sin retención de IRPF

La inclusión del impuesto del IVA en la factura es obligación legal, salvo para aquellas actividades exentas del pago, que son las relacionadas con los servicios de correos y postales, educativos, de enseñanza o formación, artísticos, sanitarios, inmobiliarios y seguros o mediación financiera.

Sin embargo, la factura puede carecer de IRPF, especialmente cuando van destinadas a un particular, cuando el profesional no está dado de alta en alguno de los epígrafes que constan en el Impuesto sobre Actividades Económicas, algunos autónomos adscritos al régimen de módulos o los dedicados a actividades forestales, agrícolas o agrarias.

¿Cómo hacer una factura en Word o Excel?

Elaborar una factura profesional a partir de una de las plantillas que puedes encontrar disponibles en Word o Excel es de lo más sencillo y rápido. Una vez hayas descargado la que deseas, solo tienes que cumplimentar los campos correspondientes con los datos y conceptos precisos. Tendrás un resultado de lo más profesional y sin errores, evitando tener que rediseñar el modelo cada vez realices una nueva.

Plantilla o modelo de factura Word y Excel

Si quieres ahorrar tiempo, puedes usar distintos plantillas de facturas profesionales en Word y Excel. Puedes usarlas como base para personalizar las tus facturas, pero la opción más sencilla y rápida es completar directamente los campos en blanco con los datos correspondientes. De esta manera, evitas la realización de una factura nueva cada vez que realizas una operación, lo que te ayudará a acortar los ciclos de facturación y cobro y, por lo tanto, a mejorar el servicio y la atención a tus clientes, así como tu actividad profesional.

Descargar plantillas de facturas Word y Excel

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Un programa de facturación para Pymes y autónomos ofrece la oportunidad de centralizar, organizar y optimizar la facturación de tu empresa o negocio, permitiéndote ahorrar tiempo, incrementar la productividad y, por lo tanto, el crecimiento de tu negocio. Sus funcionalidades te ayudarán a reducir el trabajo extra que supone la gestión de la contabilidad diaria. Además, te darán la opción de manejar datos fiables y a tiempo real, que mejorarán la toma de decisiones empresariales.

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¿Quién debe emitir una factura?

Según la Agencia Tributaria, todos los autónomos o empresarios profesionales tienen la obligación de realizar factura y copia de la misma cuando prestan servicios o entregan bienes relacionados con el desarrollo de su actividad.

Facturar sin ser autónomo

Hacienda estipula obligatorio estar dado de alta en el Régimen de Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) para emitir facturas. Sin embargo, existen algunas excepciones en las que es posible facturar sin estar dado de alta en dicho régimen, pues la ley es inespecífica. Es el caso de las personas que realizan una actividad por cuenta propia de manera puntual, siempre y cuando no constituya su fuente de ingresos y las ganancias anuales no superen el salario mínimo interprofesional anual estipulado por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, que es de 12.600 €. En estos casos, es necesario darse de alta en Hacienda (es gratuito), en el censo de empresarios profesionales y retenedores y declarar los ingresos por IVA e IRPF generados por la actividad realizada, cumpliendo así con las obligaciones tributarias.

Otra alternativa consiste en concentrar todas las facturas emitidas en unos meses, darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos y, una vez cumplidas las obligaciones fiscales, causar baja nuevamente. Para este caso es igualmente importante no superar los ingresos mínimos anuales, llegar a un acuerdo con el cliente y, además, usar conceptos genéricos con fechas inespecíficas.

¿Cuándo emitir una factura?

Todos los profesionales y autónomos deben emitir factura, pero además tienen que darse los siguientes casos:

  • Que el cliente sea empresario o profesional y actúe como tal.
  • Que el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
  • En el caso de exportaciones de bienes exentas de IVA, salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos.
  • En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
  • Cuando el destinatario es una administración pública o una persona no actúe como empresario o profesional.
  • Las entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
  • Las ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

También es necesario emitir factura cuando se realizan pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes que estén exentas por la legislación.

Tipos de factura

De facturas hay tipos diferentes que tienen sus cracterísticas y reglas propias. En lo siguiente verás los principales tipos de facturas que hay.
diferentes tipos de factura

Factura proforma

La factura proforma es un documento informativo o presupuesto (no una factura, pues ni forma parte de la contabilidad ni tiene validez para Hacienda) emitida por un proveedor que explicita las condiciones y el presupuesto de un bien o servicio, que finalmente se incluirán en la factura definitiva. A la hora de realizarla, es importante indicar en el encabezado “proforma” y clasificarla con una serie numérica diferente de las facturas ordinarias. Además, debe incluir la fecha, los datos del proveedor y del cliente, una descripción de los servicios o productos, el precio unitario y total de los mismos.

Factura simplificada o ticket

La factura simplificada es un tipo de factura orientada a la justificación de pequeñas operaciones, que sustituye a los antiguos tickets de compra facilitados por los establecimientos.

Está admitida por la Agencia Tributaria y únicamente puede emitirse en los siguientes supuestos:

  • Su importe no exceda de 400 €, con IVA incluido.
  • Cuando deba expedirse una factura rectificativa.
  • El importe no exceda de 3.000 € con IVA incluido y, además, se trate de las siguientes operaciones:
    • Ventas al por menor.
    • Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor.
    • Transporte de personas y sus equipajes.
    • Servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas.
    • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador.
    • Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías.
    • Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.
    • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas.

Debe incluir necesariamente los siguientes datos:

  • Número y, en su caso, serie.
  • NIF e identificación del expedidor.
  • Identificación del bien entregado o servicios prestados.
  • Fecha de expedición y fecha de la operación si es distinta de la anterior, tipo impositivo.

En caso de que el destinatario desee deducir el IVA de dicha factura debe incluir el NIF, la cuota repercutida y el domicilio del destinatario.

Factura rectificativa

Se emite para rectificar algún error existente en una factura previamente emitida, ya sea porque no cumple con los requisitos legales establecidos por la Agencia Tributaria o porque existe un error de cálculo. Puede rectificarse antes del transcurso de cuatro años desde que se emitió. En ella se debe mencionar su condición y las causas que motivan su rectificación.

Factura recapitulativa

Permite incluir los servicios, bienes u operaciones vendidas a un mismo cliente en diferentes fechas dentro del mismo mes. Al permitir la agrupación, evita tener que facturar por servicio, agilizando la contabilidad. Como tiene validez legal, debe incluir los mismos datos que las facturas ordinarias.

Duplicado de factura

Se realiza en caso de pérdida de la original o cuando los destinatarios de la operación son varios. Contiene la misma información que la factura original resultante de la operación económica entre empresario y cliente e igualmente es realizada por el mismo que creó la original. Además, debe llevar explicitada la condición de “duplicado”, una dato especialmente importante en caso de que se halle la original, e incluir la base imponible y la cuota repercutida.

Factura electrónica

La factura electrónica tiene su estatuto especial en España y hay unas reglas que debes tener cuenta en el punto de hacer una factura electrónica.

¿Qué es la facturación electrónica?

Es la que se emite únicamente por medios telemáticos o electrónicos (siempre y cuando el receptor haya dado su consentimiento), cuya validez es la misma que la presentada en formato papel. Para que sean correctas deben ser legibles y garantizar la autenticidad del contenido y el origen. Por ello, este tipo de facturas deben incluir firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido. Sin embargo, el receptor también puede garantizar la legalidad de la factura mediante el intercambio electrónico de datos EDI o a través de otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria previamente a la utilización de la misma y esta haya validado.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

A la hora de hacer una factura electrónica existe la posibilidad de elegir entre dos tipos de formato. El primero es el estructurado, en el que la factura es generada automáticamente por el sistema de facturación del emisor y tramitada de manera automática por los sistemas informatizados de contabilidad del receptor. El XML, EDIFACT o Facturae son algunos ejemplos.

La segunda opción es el formato estructurado. Está conformado por una imagen, lo que conlleva que haya que procesarla, ya sea manualmente o mediante sistemas avanzados, con procesamiento óptico de caracteres (OCR) para poder introducirla en el sistema informático. Por ello, es la más usada para los usuarios particulares. Entre los formatos más usuales están el PDF, el JPG y el TXT.

Deben incluir los siguientes datos:

  • Número y serie
  • Fecha de emisión
  • Denominación social o nombre y apellidos del emisor
  • Número de identificación fiscal del emisor
  • Domicilio del emisor y destinatario
  • Las operaciones por las que se ha creado la factura
  • La base imponible de las operaciones que constan en la factura
  • El tipo de IVA que corresponda
  • La retención de IRPF
  • El total, resultado de sumar el IVA y restar el IRPF
  • Fecha de las operaciones

Una vez validada mediante la firma digital, es posible enviar la factura por correo electrónico, mediante Web Service, por CD-ROM, a través de ordenadores que formen parte de la misma red y que dispongan de un programa FTP o de una web que permita descargar la factura.

Resumen y consejos para hacer facturas

Aunque parece uno de los momentos más complicados de la contabilidad, hacer facturas es de lo más sencillo, máxime si recurres a uno de los modelos de plantilla disponibles en nuestra galería. Lucen un diseño profesional, que te ayudará a causar una excelente impresión profesional, y tienen una estructura creada, donde únicamente hay que rellenar los datos requeridos para su validez legal. Antes de remitirla a tu cliente, verifica que has incluido en el documento los datos obligatorios, correctos y bien explicados, máxime en lo que se refiere a las políticas de facturación, medios de pago o plazos de los mismos se refiere. Aunque parezca un hecho superfluo, evita aplicar colores y tipos de letra disonantes con tu marca o empresa, pues de esta manera ofrecerás una imagen poco profesional o incorrecta, que no te beneficiará.

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