Factura en inglés – cómo se hace y lo que debes tener en cuenta

Las facturas en inglés son algo natural en los negocios internacionales. Es importante que traduzcas correctamente todos los términos técnicos y diseñes la factura de manera que cumpla con los requisitos de la Hacienda. En este artículo te enseñaremos cómo escribir una factura en inglés y a qué debes prestar atención. Te explicaremos cómo funciona el procedimiento de cobro revertido y qué consejos y trucos existen para la preparación de la factura en inglés.

Hacer facturas en inglés – deberías prestar atención a lo siguiente

Por supuesto, es necesario que emitas una factura en inglés a los socios comerciales anglófonos. Es importante que presentes también la versión española de la factura en tu departamento de contabilidad, ya que el indicador de impuestos estipula el español como idioma oficial. Así que puedes simplemente crear una factura con dos páginas que tienen el mismo contenido, una en español y otra en inglés.

Datos obligatorios en las facturas en inglés

Si deseas hacer una factura en inglés, debes prestar atención a los datos obligatorios, tan como en el caso de la factura en español. Estos son en particular:

• Nombre de la empresa ejecutora y receptora. Debes enumerar los nombres completos de las empresas y las direcciones de las mismas. Estos suelen denominarse “personal information” (= información personal) o los datos del cliente “customer information” (=información del cliente).
• Número de identificación fiscal CIF y número de IVA (CIF-IVA): La manera más fácil es poner el número de identificación fiscal y el número de IVA en cada factura en cada factura. El hecho de que la información sea necesaria también depende del importe de la factura. Además, también debe indicarse el CIF del cliente, que se denomina “VAT-ID” en inglés.
• Número de factura y fecha de la factura: Cada factura requiere un número de factura consecutivo (= invoice number) y la fecha de la factura (=invoice date).
• Período de cumplimiento: Debes especificar el período en el que se realizó el servicio o en el que se entregaron los productos. Este día puede ser igual o diferente a la fecha de la factura. En inglés se utiliza el término “delivery date”.
• Descripción del producto: Describe el servicio prestado o el producto entregado. Presta atención a ser lo más concreto posible. Las descripciones poco claras no son bienvenidas por la Hacienda.
• Precio y cantidad: Debes indicar los costes exactamente, así como la cantidad entregada, por lo que debes indicar los precios individuales, el importe del impuesto y los precios totales para que la factura sea lo más transparente posible.

IVA: Impuesto sobre las ventas de la factura en inglés

El hecho de que se muestre o no el IVA en la factura depende totalmente de dónde se encuentre el destinatario de la misma. En la UE, el mecanismo de inversión del sujeto pasivo se utiliza entre dos empresarios habituales. Si eres empresario, pero tus clientes son particulares, debes emitir la factura con el 21% de IVA en caso de servicios y el IVA del país del cliente en caso de bienes. Si vendes bienes o servicios a otras empresas o entidades profesionales debes aplicar el IVA de su país, si este no tiene número de IVA.

Mecanismo de inversión del sujeto pasivo(= Reverse-Charge)

El mecanismo de inversión del sujeto pasivo “Reverse-Charge” se utiliza cuando dos empresas realizan transacciones y ambas empresas están situadas en la UE pero no en el mismo país.

Un ejemplo sencillo sería si, como empresario habitual en España, vendieras algo a un empresario en Portugal que también tenga un número CIF y número de IVA. Si este es el caso, no se incluye el IVA en la factura, sino que se hace constar que no se cobrará ningún impuesto y que se aplicará el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
Por lo tanto, la factura está exenta de IVA y el cliente debe pagar el IVA él mismo.

Requisitos para el mecanismo de inversión del sujeto pasivo “Reverse-Charge”

Como se mencionó anteriormente, hay algunos puntos que debe hacer para utilizar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo:

• Ambas entidades tienen un número de identificación fiscal.
• Tu cliente tiene su sede en otro país de la UE.
• Tanto tú como tu cliente sois empresarios habituales, es decir, empresarios sujetos al IVA.

Es importante que no sólo indiques la nota de cargo revertido correspondiente en la factura, sino que también se incluyan los números CIF de ambas entidades.

¿Cómo se hace una factura al extranjero?

Si envías una factura a una persona o empresa en el extranjero, debe proceder de forma estructurada. Primero se comprueba si se trata de una persona física, una pequeña empresa o una empresa con un número de identificación fiscal. El siguiente paso es averiguar si la dirección de facturación está dentro de la UE o en un tercer país.

Factura al extranjero dentro de la UE

Si envías una factura a una persona o empresa en el extranjero, debe proceder de forma estructurada. Primero se comprueba si se trata de una persona física, una pequeña empresa o una empresa con un número de identificación fiscal. El siguiente paso es averiguar si la dirección de facturación está dentro de la UE o en un tercer país.

Factura a otros países de la UE
Suponga que emite una factura a alguien dentro de la UE y que usted mismo es un empresario habitual, por lo que tiene un número de identificación fiscal y número de IVA, tal como su cliente que también debe ser empresario o empresa. En este caso, utilizamos el mecanismo de inversión del sujeto pasivo tal y como se ha descrito anteriormente. Por lo tanto, la factura se emite sin impuestos, pero con la correspondiente referencia a la inversión del sujeto pasivo. A continuación, el deudor tiene que pagar el impuesto él mismo.

Factura al extranjero fuera de la UE

La situación es diferente cuando se envía una factura a un tercer país.

Ambas partes son empresarios habituales:

En esta situación, básicamente se necesita un llamado certificado de exportación. Esto lo recibes de la aduana o, si envías mercancías mediante un transportista, de esta empresa. El lugar de cumplimiento es el del cliente, por lo que si eres un empresario habitual, no incluirás el IVA en la factura. Es necesario considerar si serás responsable de los impuestos con una empresa en el país del cliente. Sin embargo, se han celebrado acuerdos con muchos países que son similares al procedimiento de inversión impositiva (por ejemplo, con Suiza), lo que facilita la gestión y el manejo de la burocracia. Sin embargo, por razones de seguridad, asegúrate de informarte con anticipación y, en caso de duda, pregunta a tu asesor fiscal.

Factura en inglés – Ejemplo

La elaboración de una factura en inglés no suena particularmente difícil al principio. Traducir algunos términos técnicos y ya está. Pero no es tan simple, porque hay otras características especiales.

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Diferencia entre la factura proforma y la factura ordinaria

Al enviar mercancías, a menudo te encontrarás en una situación en la que quieres enviar las mercancías al cliente de forma gratuita, es decir, sin costes aduaneros adicionales. En este caso, es necesaria una factura proforma. Este documento es una copia previa de la factura real.
Se adjunta la factura proforma con la entrega, que sirve como una especie de confirmación de pedido, que también anuncia el valor de las mercancías, pero que todavía no es recibo real. Puedes adjuntar la factura proforma, por ejemplo, si envías muestras gratuitas o si intercambias piezas dañadas y quieres informar a la aduana de que no existe un valor real de las mercancías a pagar aduana. Otro ejemplo es si, aparte de tu empresa en España, óperas en tus propias instalaciones en terceros países y envías mercancías entre tus instalaciones. También en este caso, una factura pro forma es la herramienta de la que eliges. Para ahorrar tiempo puedes usar un modelo de factura proforma que puedes rellenar con pocos clics!

Elaboración de facturas en inglés – ejemplos de expresiones

Escribir facturas en inglés a menudo lleva mucho tiempo, porque después de todo, la factura tiene que parecer profesional y cada frase tiene que encajar exactamente. Sin embargo, no necesitas traducir palabras individuales fatigosamente, pero puedes usar directamente algunas expresiones comunes.

Hemos compilado algunas frases comunes para ti aquí:

Si quieres ahorrarte el pesado trabajo de traducción, es más fácil – con plantillas de facturas útiles que siempre están a tu alcance. O puedes usar tu propio programa de facturación para hacer tu vida aún más fácil.

Resumen

Crear facturas en inglés es rápido y fácil. Las soluciones de programas y las plantillas garantizan que ya no tengas que preocuparte por las traducciones. Sin embargo, es importante que sigas las normas de los procedimientos de facturación dentro de la UE y en terceros países y que vigiles si necesitas documentos adicionales para las aduanas. Por razones de seguridad, siempre averigua de antemano cómo tienes que emitir las facturas a qué país para que después no sufras una desagradable sorpresa y haya dificultades con los pagos de aduanas o del IVA.