Albarán

¿Cómo acreditar la entrega de un pedido? Para justificar la entrega de un producto o servicio y confirmar su recepción con frecuencia se emplea un documento mercantil denominado albarán o nota de entrega.

¿Qué es un albarán?

Utilizando este sistema de acreditación no quedará ningún cabo suelto. El albarán es una prueba documental con la que el proveedor de un determinado producto o servicio justifica la entrega o prestación de este al tiempo que el cliente confirma su recepción. En definitiva, una herramienta mercantil de gran utilidad para garantizar que la transacción se ha llevado a cabo de conformidad por ambas partes.

¿Para qué sirve un albarán?

La utilidad del albarán no es meramente simbólica. De hecho, este sencillo documento puede evitarte muchos problemas en el futuro. En cualquier transacción mercantil siempre participan dos partes: la prestataria y la receptora. La entrega y recepción de bienes o servicios implica la conformidad de ambas con el desarrollo de este procedimiento. En este sentido, el albarán se presenta como prueba de que así ha sido.

Este documento mercantil sirve fundamentalmente para corroborar una entrega en los términos acordados y eximir al proveedor o a la empresa de transportes encargada del reparto de cualquier incidencia posterior al acto de entrega que pudiera ser motivo de reclamación. Precisamente por esta razón es tan importante que, antes de firmar ningún documento, el destinatario supervise bien la mercancía que ha recibido.

Obligación del albarán

¿Es obligatoria la emisión de un albarán cada vez que se hace una entrega? La ley no obliga a ninguna de las dos partes a emitir o firmar estos documentos. No obstante, su utilización es altamente recomendable y beneficia tanto al comprador como al vendedor.

El albarán de entrega incluye además información de gran relevancia que servirá para que tu empresa o la del cliente puedan llevar una gestión de las transacciones sin necesidad de disponer de una factura. Aunque esta nota no sustituye en ningún caso a cualquiera de los documentos obligatorios en una operación mercantil, te proporcionará información muy útil para las tareas de administración hasta la emisión de la factura correspondiente.

Significado legal del albarán

Es necesario subrayar que, si bien el uso del albarán no es obligatorio, su entrega sí que comporta una serie de connotaciones legales y comerciales que no se pueden pasar por alto.

• Conformidad con la entrega: al firmar el albarán se acredita la conformidad con la entrega y con el estado de la misma. Si no se hace esta comprobación antes de firmar y se ha producido un incidente durante el transporte, ni el vendedor podrá reclamar al transportista ni el comprador tendrá derecho a pedir explicaciones al vendedor.
• Plazos de pago:¿sabías que el plazo de pago de una factura comienza con la recepción de la mercancía? Ante situaciones de morosidad, el albarán servirá para justificar la entrega. El período de pago empezará a correr a partir de este momento y no con la emisión / recepción de la factura.
• Prueba de la operación: este documento acredita el acto de entrega de un determinado producto o servicio, en una fecha concreta y a una entidad o persona real. Cualquier información incluida en este documento que no se corresponda con la verdad supondrá la comisión de un delito de falsedad documental, con las consecuencias penales que de ello se derivan.

¿Quién firma el albarán?

Cualquier trabajador de la empresa a la que se hace entrega de una mercancía puede firmar el albarán. Siempre y cuando se recoja en este documento su nombre y su DNI completos así como la relación que le une con el comprador, la validez probatoria del albarán seguirá siendo la misma.

Podría darse el caso de que el comprador se negara a firmar el albarán de entrega. Es una situación que se repite con frecuencia cuando el adquiriente no está dispuesto a pagar el importe de su compra en la fecha convenida. No obstante, la ausencia de firma de un albarán no constituye por sí sola la impugnación de una factura, del mismo modo que no es impedimento para que, llegado el caso, un Juzgado condene al deudor al pago de esta.

Por otro lado, el albarán se puede firmar incluso cuando no exista conformidad, señalando en este los detalles de las deficiencias registradas en el momento de la entrega y devolviendo la mercancía por los motivos citados.

Otros documentos de entrega

El albarán no es la única fórmula que existe para certificar la entrega de servicios o mercancías, aunque sí es la más completa de todas. Sin embargo, y en función de la naturaleza del contenido de la transacción, se podrán emplear otro tipo de documentos opcionales como la nota de remisión, el recibo, el presupuesto o la orden de servicio, todos ellos con contenidos similares aunque ninguno con valor fiscal.

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Tipos de albarán

No todos los albaranes de entrega incluyen la misma información ni todos se emplean de la misma manera, a pesar de que su objetivo sea siempre el de acreditar la entrega / recepción de una mercancía tangible o intangible. Veamos qué dos tipos de albaranes existen:

Albarán valorado

Es aquel en el que el vendedor ha incluido el precio de los productos empleados, el tipo de IVA aplicado y cualquier descuento o bonificación que suponga un cambio en el importe final. En tanto que incluye información muy detallada sobre la entrega, lo habitual es que este documento no vaya acompañado de la factura, que se remitirá al comprador más adelante.

Albarán sin valorar

Este tipo de documentos no incluye tanta información como el anterior. Puesto que el contenido de los albaranes depende en gran medida de la política de facturación que mantengan el proveedor y el cliente, es posible que se opte por una fórmula más sencilla en la que únicamente se incluya el contenido de la entrega, sin hacer mención de su precio o de las cargas tributarias de dicha transacción. Este es el motivo por el que con frecuencia el albarán sin valorar se entrega junto a su factura correspondiente.

¿Cómo hacer un albarán?

Para garantizar la correcta comunicación entre el vendedor y el comprador, el albarán de entrega debe incluir una serie de datos. Si bien no se trata de un documento obligatorio, su valor probatorio dependerá en gran medida de la información que contenga. Cuanto más explícita, mejor.

Requisitos del albarán

• Logo (muy recomendable para que el comprador lo asocie directamente con el proveedor).
• Número de albarán.
• Lugar y fecha de emisión.
• Datos identificativos del emisor y del receptor (nombre y apellidos, razón social, CIF o NIF, dirección postal, email, teléfono…)
• Contenido de la entrega y valor (en el caso de los albaranes valorados).
• Lugar y fecha de entrega.
• Espacio para la firma del receptor.

Plantilla albarán para Word y Excel

Para mantener cierta coherencia entre todos tus documentos de entrega, es recomendable que todos estos documentos presenten un mismo formato. Con todo, recuerda que no se trata únicamente de una cuestión estética y que deberás asegurarte de que en ellas hay espacio para incluir la información que ya hemos mencionado.

Plantilla albarán

Hacer albaranes de forma cómoda, segura y rápida es posible con una plantilla de albarán profesional. Así puedes ahorrar mucho tiempo y tienes incluido todos los datos obligatorios.

Programa para hacer albaranes

Te resultará mucho más sencillo preparar y llevar un control de tus albaranes empleando cualquiera de las herramientas que existen en el mercado para realizar este tipo de tareas. Con un programa de facturación y contabilidad puedes hacer tus albaranes, tal como tús facturas y la contabilidad de tu negocio de forma fácil y rápida.

Gestión de albaranes

Normalmente se emplea un gestor documental para mantener un control óptimo sobre la entrega o recepción de albaranes. No obstante y a pesar de las herramientas disponibles, es normal que te surjan dudas al respecto si nunca has utilizado este tipo de documentos en tus transacciones con clientes o proveedores.

¿Cómo contabilizar un albarán?

Según el principio de devengo, todas las transacciones económicas deben contabilizarse en el momento en que ocurren. En sentido estricto, el albarán es una prueba de que dicho acto se ha producido, de lo que se deduce que estás obligado a incluirlo en tu contabilidad. En la práctica no sucede así y podría conllevar problemas sobre todo cuando entre la entrega de bienes y la recepción de una factura se produce un cambio de ejercicio.

Por lo general, el albarán de entrega únicamente se contabiliza cuando el programa contable y el de gestión de almacén están vinculados. Sólo así es posible mantener un control exhaustivo de las entradas y salidas. No obstante, desde el punto de vista fiscal es la factura la que tiene validez a nivel tributario, por lo que este será el documento más importante a la hora de rendir cuentas con Hacienda.

En este sentido, también debes prestar atención al contenido del albarán y de las facturas. Cuando se trabaja con albaranes valorados es posible que en la factura posterior no se haga referencia al detalle de la mercancía adquirida sino al número de albarán en el que estos datos aparecían especificados. En estos casos, siempre deberás conservar el albarán junto a la factura.

Diferencia entre albarán y factura

Un albarán no es una factura y en ningún caso tendrá validez como sustituto de esta.

Definición de factura

La factura es un documento comercial que sirve como prueba física de que se ha realizado una transacción de conformidad con lo que establece la Ley. Frente al albarán, presenta las siguientes diferencias:

• Es obligatoria para justificar una transacción comercial.
• Tiene validez fiscal y efectos tributarios.
• Es el único documento que sirve como justificante para la deducción del IVA y del IRPF.
• Se rige por el Reglamento de facturación.

Diferencia entre albarán y pedido

La hoja de pedido y el albarán de entrega son dos documentos relacionados que se emplean con frecuencia en las transacciones comerciales, pero existen claras diferencias entre los dos.

Definición de pedido

Una hoja de pedido es una relación detallada de los artículos solicitados por el comprador en la que se especifica el método de pago que se empleará y las condiciones en las que debe efectuarse la entrega de la mercancía. Al igual que el albarán, no es obligatoria ni tiene validez fiscal. Pero también presenta algunas diferencias con respecto a este:

• Se emplea en un momento anterior del proceso de transacción. Es una orden de compra.
• Su emisión es anterior a la del albarán en tanto que se trata de una petición formal de mercancía.
• Es el documento que utiliza el proveedor para la preparación del pedido.
• Sirve para confirmar la disponibilidad de la mercancía solicitada y autorizar la entrega de la misma.

Albarán, remisión o remito

El remito es una nota de remisión que cumple las mismas funciones que el albarán de entrega. Es un término más extendido en América Latina que en esencia se emplea también como documento de conformidad entre el emisor y el receptor de una mercancía. El comprador lo recibirá debidamente cumplimentado por el vendedor junto a una copia que deberá firmar y entregar a este como prueba de que la operación se ha completado por ambas partes de manera satisfactoria.

Resumen

El albarán es un documento mercantil no obligatorio y sin valor fiscal. Sin embargo, una vez emitido tiene algunas implicaciones legales. A nivel funcional resulta de gran utilidad para todas las partes intervinientes en un proceso de compraventa de mercancía (vendedor, comprador y transportista). Aunque su presencia en la contabilidad de la empresa no es siempre obligatoria, se recomienda tenerla en cuenta no sólo como documento probatorio en caso de litigio sino como herramienta para el control de la actividad del negocio y su stock.