Factura Proforma

Si eres autónomo, tienes una empresa o realizas operaciones de comercio internacional en algún momento tendrás que emitir una factura proforma. Es posible que tengas muchas dudas sobre la factura proforma, ¿qué es?, ¿cuál es su validez legal y contable?, ¿en qué se parece a un presupuesto?, ¿en qué se distingue de una factura comercial? En este post te lo explicamos todo detalladamente.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma es un documento que se emite con carácter previo a la factura definitiva. Es como una oferta comercial que se ofrece a un cliente, de forma similar a un presupuesto. La factura proforma contiene los datos de la mercancía vendida o los servicios prestados al cliente, así como su precio y los impuestos que le son aplicables (IVA, retención IRPF). En definitiva, la factura proforma contiene toda la información que figura en la factura definitiva pero, a diferencia de esta, no tiene validez a efectos fiscales ni contables. La factura proforma no vincula a las partes hasta que no haya sido aceptada por el comprador.

¿Para qué sirve la factura proforma?

Puedes usarla por diferentes motivos:

  • Su uso más frecuente es en las operaciones de comercio internacional (exportaciones e importaciones). La factura proforma contiene todas las condiciones de la operación comercial, incluyendo el precio e impuestos aplicables, siendo el documento que se utiliza para la expedición del despacho de aduanas.
  • En el caso de que el comprador tenga que tramitar una licencia de importación
  • En el caso de que el comprador tenga que solicitar financiación para pagar el precio del producto, ya que el banco le exigirá la presentación de la factura proforma
  • En el caso de que el comprador quiera solicitar una subvención, ya que tendrá que acreditar el importe de la inversión mediante la factura proforma
  • En las operaciones de leasing
  • Para el envío de muestras sin valor comercial
  • Cuando la operación comercial o las condiciones del pedido ya han sido acordadas, pero el cliente no ha pagado todavía el precio

Validez de la factura proforma

La factura proforma carece de validez fiscal y contable. No tienes que declarar ni liquidarla en Hacienda y tampoco puedes usarla para recuperar el IVA frente a clientes que están en concurso de acreedores. Tampoco tienes que incluirla dentro de la contabilidad de tu empresa.

Aunque no puedes exigir el pago de una factura proforma, la misma sirve para acreditar que has tenido relación comercial con el cliente, así como la propuesta de las condiciones de venta que le has ofrecido.

¿Cuándo se realiza una factura proforma?

El momento de emitir la factura proforma es cuando el cliente te solicita toda la información respecto al producto o servicio de una relación comercial y el precio de la misma. También puedes enviarla tú al cliente para que queden claras las condiciones de venta.

Normalmente, en primer lugar darás un presupuesto, después la factura proforma y cuando se cierre la venta emitirás la factura comercial definitiva. En ocasiones, la factura proforma sustituye al presupuesto y podrás enviarla al cliente para que conozca todos los detalles de la venta y el precio exacto de la operación comercial.

Ejemplos y casos de emisión de factura proforma

La factura proforma tendrás que usarla, principalmente, en las exportaciones de tus productos en los siguientes casos:

  • En las operaciones comerciales de exportación. En las exportaciones la factura proforma funciona como una oferta que haces al cliente. Si el cliente acepta todas las condiciones de la factura proforma y la firma, la misma adquiere la validez de un precontrato suscrito entre las partes y, en ese caso, sí puedes reclamar el precio que contiene.
  • Para declarar el valor de las mercancías cuando pasen por la aduana
  • Para enviar muestras sin valor comercial
  • Cuando las condiciones comerciales ya están acordadas pero el cliente aún no ha pagado el precio
  • Cuando tu cliente tenga que acreditar el valor de una inversión o solicitar un préstamo financiero o una subvención vinculada a esa operación comercial

¿Cómo hacer una factura proforma?

Cuando elabores una factura proforma tienes que incluir siempre los siguientes apartados:

  • Cabecera: deberá constar de forma visible el término “FACTURA PROFORMA”
  • Fecha de emisión
  • Fecha de validez de las condiciones que se incluyen
  • Datos completos de la empresa: nombre, domicilio, número de identificación fiscal, número de IVA intracomunitario
  • Datos completos del cliente: nombre, domicilio, número de identificación fiscal y número de IVA intracomunitario (si el cliente es otra empresa)
  • Descripción detallada de los productos o servicios (concepto, precio unitario, precio total, costes adicionales de transporte y cualquier otro coste vinculado a la operación comercial)
  • Base imponible
  • Cuota de IVA. Es necesario que la factura proforma contenga el IVA aplicable a la operación, haciendo constar el porcentaje correspondiente y la cantidad a que asciende la cuota de IVA
  • Retención de IRPF, en el caso de que fuera aplicable. En las operaciones en que hubiera de aplicarse algún tipo de retención por IRPF habrá de especificarse el porcentaje correspondiente y la cantidad resultante
  • Precio total
  • Condiciones y forma de pago
  • Incoterms o condiciones de entrega de la mercancía (si se trata e una venta a un cliente situado en el extranjero)
  • Moneda de pago (si se trata e una venta a un cliente situado en el extranjero)
  • Código TARIC de clasificación arancelaria (si se trata e una venta a un cliente situado en el extranjero)
  • Observaciones o condiciones especiales, si las hubiere

¿Tiene que llevar numeración la factura proforma?

No es necesario que la factura proforma vaya numerada. De hecho, lo más habitual es que no vaya numerada. Si lo prefieres, para llevar un control interno, puedes numerarla pero tendrás que darle un registro de numeración distinto al de las facturas oficiales ya que, como hemos dicho, la factura proforma no se incluyen en la contabilidad de la empresa ni en las declaraciones fiscales.

Factura proforma modelo

Para emitir tus facturas proforma de forma correcta te aconsejamos que uses un modelo o plantilla. Puedes descargar estos modelos para Word o Excel en muchas páginas de Internet, de forma gratuita. Esto te permitirá no olvidarte de ninguno de los datos que tiene que contener la factura proforma. Además, podrás elaborar y emitir las facturas proforma para tus clientes de forma rápida y sencilla.

Factura proforma modelo para descargar en formato Word y Excel

Este modelo de factura proforma para descargar te puede ayudar en tu facturación. Descárgalo y crea tus facturas proforma en pocos segundos.

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¿Factura proforma o presupuesto – que es la diferencia?

Aunque la factura proforma y el presupuesto tienen una función similar, la de indicar al cliente el precio final de la entrega de bienes o prestación de servicios, existen importantes diferencias entre ambos. La principal radica en que el presupuesto no acredita la relación comercial existente entre las partes, en tanto que la factura proforma sí lo hace, de ahí que se use para justificar el valor de la mercancía en la aduana y el precio en el caso de que tu cliente quiera obtener algún tipo de subvención o financiación para realizar la compra de las mercancías.

Por otra parte, el presupuesto se emite por el proveedor y en el mismo solo consta las condiciones que ofrece al cliente, mientras que la factura proforma se emite con posterioridad, contiene todos los datos personales de tu cliente y el detalle de los productos y precio que le ofreces, incluyendo los impuestos aplicables.

Diferencia entre factura comercial y factura proforma

La principal diferencia entre la factura comercial y la factura proforma radica en que la factura comercial tiene plenos efectos contables y fiscales y la factura proforma no. La factura comercial debes incluirla siempre en el registro contable de tu empresa y, como tal, tienes que hacer la correspondiente declaración y liquidación ante Hacienda.

La factura comercial es un documento definitivo que, una vez emitido, no se puede modificar. Por su parte, la factura proforma siendo, como es, un documento provisional o el borrador de una propuesta comercial puede rectificarse o sustituirse por otra sin problemas.

Convertir una factura proforma en una factura comercial ordinaria

Una vez que tu cliente haya aceptado los términos y condiciones de la factura proforma tienes que convertirla en factura comercial. Aparece la pregunta ¿cómo hacer una factura? Para emitir la factura comercial deberás usar un documento con el membrete de tu empresa e incluir todos los datos que contenía la factura proforma, haciendo constar también la referencia a ella. En el caso de la factura comercial también tienes que indicar el número contable, que no figuraba en la factura proforma.

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Conclusión

La factura proforma es un elemento básico para las empresas, aunque carece de valor contable y fiscal. Sin embargo, si vas a exportar mercancías al extranjero tendrás que utilizarla como medio para establecer con el comprador las condiciones de la operación comercial y facilitar el paso de los productos por la aduana. Además, la factura proforma es el documento que, en ocasiones, necesitan tus clientes para solicitar una subvención o una financiación con la que pagar el precio de venta. Cuando el cliente ha aceptado las condiciones de venta establecidas en la factura proforma, tendrás que emitir la correspondiente factura comercial, que ya es definitiva.