Factura recapitulativa

Una de tus obligaciones como empresario o trabajador por cuenta propia es la de mantener la contabilidad de tu empresa ordenada y en regla. Sin embargo, a veces puede ser tal la cantidad de facturas emitidas, que el control puede saltar por los aires complicándote un tanto la vida. Para que simplifiques un poco este procedimiento, aquí vamos a explicarte a fondo qué es una factura recapitulativa y todo lo que tenga que ver con una herramienta que puede serte de gran ayuda en el día a día de tu negocio.

¿Qué es una factura recapitulativa?

Una factura recapitulativa es aquella que puede emplearse para aligerar el volumen final de papeleo que tienes que hacer. Te aclaramos esto: la factura recapitulativa recoge todas las facturas emitidas durante un mes a una misma empresa.

Por poner un ejemplo, si tu empresa tiene que hacer cinco facturas diferentes a un mismo proveedor o a un cliente cualquiera, puedes resumirlas todas en una recapitulativa que te ahorre tener que crear hasta cinco documentos diferentes. Es decir, tu facturación será exactamente la misma que facturando de forma individualizada cada producto comprado o servicio, pero aligerarás bastante el volumen de papeleo.

Lo que harás será crear un agrupamiento de facturas en un mismo documento. No es que vayas a eliminar ninguna facturación ni nada por el estilo, solo conseguirás reunir en un mismo documento las relaciones que hayas tenido con un mismo cliente.

Las ventajas son evidentes, ya que ahorrarás tiempo, papel y esfuerzo. Así, a final de mes podrás enviarle al cliente una única factura con todas las operaciones hechas entre las partes que sustituirá a los documentos individuales que habías estado utilizando antes de conocer esta herramienta de simplificación.

¿Cuáles son los requisitos mínimos para hacer una factura recapitulativa?

Evidentemente, tienes que haber tenido más de una operación con el cliente o proveedor en cuestión. De lo contrario no tendría sentido hacer una factura recapitulativa. Eso sí, puede que te estés preguntando si puedes agrupar, por ejemplo, dos o tres movimientos hechos a lo largo de dos meses. No. Una de las limitaciones que tiene la factura recapitulativa es que las operaciones que recoja tienen que ser del mismo mes. Este aspecto es muy importante y no debe llevar a engaños: no se puede hacer una factura recapitulativa que abarque servicios o productos de meses diferentes.

Hay otro requisito más: las facturas que se encuadren en la recapitulativa deberán ser anuladas para que dejen de tener validez. Todas estas quedarán recogidas en la nueva agrupación que has hecho, por lo que los documentos individuales dejan de ser necesarios.

Eso sí, que no tengan validez no significa que no debas conservarlos dentro de tus registros de contabilidad. Hacienda puede solicitarte estos documentos en un plazo máximo de 5 años, así que deberías guardarlos tal y como se hace con el resto de facturas que genera tu empresa.

Para que quede más claro, aquí tienes una lista con los requisitos que acabamos de explicarte:

  • Las facturas recogidas en la recapitulativa deben ser del mismo mes
  • La creación de este tipo de factura invalida a las individuales
  • Las facturas individuales deben conservarse durante 5 años por si Hacienda las solicita

¿Cómo se hace una factura recapitulativa?

Para hacer una factura de este tipo no es necesario hacer nada extraordinario. Lo que queremos decirte con ello es que la factura recapitulativa se completa de igual forma que cualquier otra ordinaria. Lo único que debes tener presente es que en los conceptos deberás detallar cada uno de los apartados que recoge la factura recapitulativa con sus correspondientes fechas y números de identificación.

El importe también se detallará de forma individual creando al final del documento una casilla en la que se exponga el total, que será la suma de las facturas individuales. Así, la factura recapitulativa tendrá de forma obligada:

  • los datos de la empresa,
  • el cliente o el proveedor al que se la emitimos,
  • los conceptos detallados de cada uno de los servicios resumidos,
  • el importe de los mismos,
  • las fechas en las que se llevaron a cabo estos.

Aunque estos aspectos queden claros, no está de más hablar aquí un poco sobre el diseño de la factura. Es fundamental que se especifique en el documento que se trata de un documento de tipo recapitulativo, ya que debe ser fácilmente identificable por el cliente, por ti si llevas la contabilidad de la compañía y por Hacienda.

En el diseño debes incluir también la numeración. Es lo mismo que haces con cualquier otra factura. En este sentido, ¿cuál será la fecha de expedición que pondrás en tu factura recapitulativa? Pues la de la última factura que forme el grupo.

Consejo

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¿Cómo tributan las facturas recapitulativas?

A lo que te hemos explicado antes sobre cómo hacer una factura recapitulativa y que diseño debes darle, tienes que añadir aquellos aspectos impositivos que también tienes en cuenta en el resto de facturas que emites.

Sí, lo que te estamos diciendo es que en la factura recapitulativa tienes que consignar todos los impuestos que se aplican. Fundamentalmente serán el IRPF y el IVA que corresponda en cada caso. Estos deben detallarse de forma individual para cada uno de los conceptos que formen el grueso de la factura recapitulativa. Es decir, en cada uno de los servicios o productos comprados se debe dividir el total de la compra y los aspectos relacionados con los impuestos generados.

Esto terminará dando el total de la factura que será el conjunto de los costes e impuestos del mes con el proveedor o cliente al que le estés haciendo la factura. Recuerda que la factura recapitulativa no tiene un tipo de IVA especial ni un IRPF aparte. Si tus servicios cuentan con IVA común del 21 % o es una actividad con alguna reducción aplicada, todo esto se reflejará en la factura de la misma forma que se haría en una individual.

No olvides esto: al margen del total, los impuestos se deben expresar para cada una de las facturas contenidas en la recapitulativa. De no tenerlo en cuenta, Hacienda podría no darte por bueno este documento.

¿Cuándo y dónde hay que entregar la factura recapitulativa?

En cuanto a los plazos, lo mejor es que hagas una cita de lo dice la propia Agencia Tributaria. Para las facturas recapitulativa, “se expedirán como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones. Si destinatario es un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones”.

A la hora de presentarla, puedes olvidar las facturas individuales en tu declaración a Hacienda. Basta con que la factura recapitulativa forme parte de los declarado en el modelo 303 para el IVA y en el modelo 111 para las declaraciones trimestrales. Hay una pequeña advertencia que queremos hacerte aquí: si la factura recapitulativa supera los 3005,06 €, entonces debes presentar también el modelo 347 de operaciones con terceros.

Esto lo tendrías que hacer también con una factura convencional, por lo que no queremos que la factura recapitulativa te haga pensar que no es necesario por tratarse de una agrupación de varias facturaciones.

¿Se puede hacer una factura recapitulativa con un conjunto de tickets?

Te explicamos brevemente lo que nos lleva a introducir este apartado aquí. Como ya te hemos dicho, la factura recapitulativa es un agrupamiento de las facturas que durante un mes hemos creado con un cliente o proveedor. Pero, puede que, en vez de facturas, la relación se haya establecido con tickets.

El ticket, que es conocido de forma más precisa como factura simplificada, no es igual que una factura corriente. Sí que se puede hacer una recapitulativa con los tickets, pero hay que tener en cuenta algunos aspectos de importancia.

Por ejemplo, el total no puede superar en ningún caso los 3000 euros. En estos casos, lo mejor es siempre recurrir a las facturas convencionales, ya que son las herramientas más prácticas para operaciones con volúmenes económicos altos. Es posible que una herramienta para crear notas de gasto en la empresa sea más práctica para los tickets que una factura recapitulativa, aunque cada caso debe analizarse de forma pormenorizada.

¿Es lo mismo una factura recapitulativa que una recurrente?

Hay ocasiones en las que la terminología lleva a confusión. Así, no es nada raro que se confundan las facturas recurrentes con una recapitulativa.

Una factura recurrente es un tipo de factura que se emite de forma periódica por el mismo servicio, con la misma cuantía y a la misma empresa o proveedor. Por ejemplo, ese material de oficina que te hace falta renovar cada mes.

Al tratarse de una compra fija y periódica, se genera una factura automática cada mes, pero no se pueden agrupar en una recapitulativa por el sencillo hecho de estar, normalmente, encuadradas en meses diferentes. Así, no debes confundir de ninguna forma una factura recapitulativa con las recurrentes, ya que son completamente diferentes y no tienen nada que ver las unas con las otras.

Algunas consideraciones finales sobre las facturas recapitulativas

Vamos a terminar recapitulando un poco y dándote unos consejos finales. Como ya has visto, las facturas recapitulativas tienen que tener los mismos apartados que cualquier otra y están sometidas a los impuestos pertinentes en cada caso.

Además, debes conservarlas durante un plazo de al menos 5 años. Es el tiempo que tiene Hacienda para reclamarte una factura de cualquier tipo, algo que no deja de lado a las recapitulativas. Así, también debes recordar que estas facturas anulan a las individuales, pero que es aconsejable conservar también estas como anexos en tu archivo de contabilidad para tener una mayor seguridad y control sobre su emisión.