Factura rectificativa

Por muy riguroso que seas a la hora de emitir las facturas, en ocasiones puedes incurrir en algún error o el cliente puede hacer una devolución de la mercancía. Aquí es donde entra en juego la factura rectificativa, que modifica la que habías elaborado inicialmente. Pero, ¿en qué consiste la factura rectificativa, qué datos debe contener, en qué caso tienes que emitirla? Aquí te lo explicamos detalladamente.

¿Qué es un factura rectificativa y para qué sirve?

Una factura rectificativa es la que modifica los datos contenidos en una factura anterior, bien porque contenía algún error, bien porque se presenta una nueva situación de la relación comercial correspondiente a la factura (una devolución de mercancía o la aplicación de un descuento al cliente con posterioridad a la emisión de la factura originaria).

Es un elemento contable que acredita la venta de un producto o prestación de un servicio entre el cliente y el proveedor. Toda factura debe contener los datos que identifican a comprador y vendedor, así como el detalle de la mercancía vendida o los servicios prestados, los descuentos aplicados (en su caso), el tipo de IVA, la cuota de IVA y el importe total de la factura.

Factura de abono o rectificativa

Legalmente no existe ninguna diferencia entre la factura de abono y la factura rectificativa.

Según el Reglamento de Facturación (aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre), la factura de abono se encuadra dentro de las facturas rectificativas. La especialidad de la factura de abono radica en que suele emitirse cuando el cliente realiza la devolución de un producto. En este caso es imprescindible emitir la factura de abono para acreditar dentro de la contabilidad de la empresa el movimiento de dinero reflejado en la factura, que debe devolverse al cliente.

¿Cuándo se emiten las facturas rectificativas?

Un tema sobre el que muchos autónomos y empresarios tienen cierta confusión es qué hacer si una factura, que ya ha sido emitida, contiene algún error. Tienes que saber que en ningún caso puedes anular esa factura y volver a emitir una factura nueva, sino que tienes que hacer, obligatoriamente, una factura rectificativa, tal y como establece el Reglamento de Facturación.

Además del caso anterior hay otros supuestos en los que tendrás que emitir una factura rectificativa. Son los siguientes:

• Cuando la factura originaria tenga algún error en los datos identificativos de tu empresa o de tu cliente: nombre y apellidos, denominación social, dirección, NIF.
• Cuando en la factura originaria se haya omitido alguno de los datos que necesariamente debe contener: datos identificativos de tu empresa y de tu cliente, fecha de expedición, número de factura, descripción de la operación comercial, precio unitario y total, base imponible de IVA, tipo impositivo aplicable, cuota de IVA, descuento (si lo hubiere)y fecha de la operación comercial o fecha en que se ha recibido el pago anticipado. En el caso de que se aplique a la operación algún régimen especial tributario tendrá que hacerse constar dicha circunstancia en la factura.
• Cuando la factura originaria tenga algún error de cálculo en cuanto al importe de la mercancía, precio, tipo de IVA aplicable, cuota de IVA, importe total de la factura.
• Cuando haya una devolución del pedido por parte del cliente, tanto parcial como total.
• Cuando se aplique un descuento al cliente con posterioridad a la emisión de la factura.

Plazo para emitir la factura rectificativa

Tan pronto se produzca alguna de las circunstancias señaladas anteriormente o te percates de un error en la factura originaria debes proceder a emitir de inmediato una factura rectificativa. Sin embargo, no dispones de un plazo indefinido para expedir la factura rectificativa, ya que la ley establece un plazo máximo de cuatro años desde la fecha de devengo del impuesto aplicable a la operación. Pasado este plazo ya no podrás emitir la factura rectificativa.

Tipos de facturas rectificativas

Hay que destacar que existen diferentes tipos de facturas rectificativas. Se diferencian principalmente en la justificación de la corrección o en el tipo de errores que se producían durante la facturación. También es necesario diferenciar si el cliente tiene que realizar un pago adicional o si recibe un abono de tu empresa o negocio.

Un ejemplo es la factura rectificativa de cálculo e importes económicos que puede ser negativa o positiva y en la que se modifica, por diferentes causas, el importe de la factura originaria. En este caso podemos encontrarnos, a su vez, con dos tipos distintos de facturas rectificativas.

Los diferentes tipos de facturas rectificativas te explicamos en más detalle a continuación.

Facturas rectificativas de datos

Facturas rectificativas en las que se modifican únicamente los datos de la factura originaria, sin ningún efecto económico.

Facturas rectificativas positivas

La factura rectificativa positiva es aquella que genera un nuevo pago por parte del cliente y que se refiere al importe. Se produce cuando ha habido un error de cálculo en la factura originaria y al expedir la factura rectificativa se genera un pago a tu favor. El error de cálculo puede producirse en la mercancía vendida y en su importe total, en el cálculo de los impuestos aplicables a la operación (por ejemplo has aplicado un tipo de IVA reducido del 10%, cuando en realidad tenías que haber aplicado el tipo de IVA ordinario del 21%, o, aún cuando hayas aplicado el tipo de IVA correcto, has tenido un error al calcular la cuota tributaria).

Facturas rectificativas negativas

Representan el contrario de las facturas recitificativas positivas. Se producen cuando la factura rectificativa genera un dato económico negativo para tu empresa, por haber realizado en la factura originaria un cálculo del importe de la mercancía o del IVA aplicable superior al que correspondía. En este caso tendrás que compensar el importe negativo con otra factura del mismo cliente.

Facturas rectificativas por devolución de mercancía

Un caso especial de facturas rectificativas negativas es el que se produce cuando tienes que emitir una factura rectificativa por devolución de la mercancía efectuada por parte del cliente. En este caso, es necesario que emitas la factura rectificativa para acreditar dicha circunstancia en la contabilidad de tu empresa.

Facturas rectificativas de IVA

En muchas ocasiones te encontrarás con la situación de haber emitido una factura, haber ingresado el IVA correspondiente en tu declaración trimestral y tener la desagradable sorpresa de que el cliente no te paga la factura. En este caso podrás expedir una factura rectificativa para recuperar el IVA que habías pagado, siempre que se cumplan dos requisitos:

• Que tu cliente esté en situación de concurso de acreedores
• Que haya pasado el plazo de un año desde la fecha del devengo del IVA, o seis meses si tienes una pyme, y hayas reclamado el cobro a tu cliente judicialmente o mediante un requerimiento notarial.

¿Qué datos debe contener una factura rectificativa?

Una factura rectificativa debe contener una serie de datos imprescindibles para que sea válida legalmente y admitida por Hacienda.

• En primer lugar, en la factura rectificativa hay que hacer constar en el encabezado el concepto “FACTURA RECTIFICATIVA”. (Aunque este requisitos no es obligatorio desde 2012, sí es aconsejable incluirlo en la factura rectificativa). Es imprescindible que la factura rectificativa especifique claramente los datos de la factura originaria a la que modifica, incluyendo el número de expedición y fecha de la misma.
• Deberá contener, igualmente, todos los datos de la empresa que expide la factura y del destinatario, especificando la operación comercial realizada, el precio unitario y total, la base imponible, la cuota de IVA y el importe total, modificando los datos erróneos de la factura originaria.
• La factura rectificativa lleva una numeración diferente a la factura original. Habitualmente, se señalan con la letra R antes de su numeración. De modo que seguirá el siguiente nº de serie: R-1, R-2, etc. (según se vayan emitiendo), con numeración distinta a las de las facturas originarias.

¿Cómo hacer una factura rectificativa?

Si has emitido una factura en la que hay un error en los datos identificativos debes emitir una factura rectificativa para modificar el error.

Los ejemplos más frecuentes son:

• errores u omisiones en los datos identificativos de tu cliente o tu empresa, tales como denominación social, nombre y apellidos, domicilio social y NIF
• errores u omisiones en la descripción de la mercancía vendida o la operación comercial realizada.

Para corregir el error u omisión expedirás una factura rectificativa con número y serie diferente de la factura original. Seguidamente harás constar el número y fecha de la factura originaria y corregirás los datos erróneos o incompletos.

Un segundo caso es el que se presenta cuando se ha producido un error de cálculo en la factura original o la omisión de un requisito que resulte imprescindible en la factura. Estos errores pueden afectar al precio unitario o total de la mercancía vendida, a la base imponible, al tipo o cálculo de la cuota tributaria de IVA o al precio total. Para modificar este error de cálculo, o incluir la partida que hubieras omitido en la factura originaria, procederás del mismo modo que en el caso anterior a emitir una factura rectificativa en la que modificarás los importes erróneos. Esta rectificación puedes hacerla de dos formas:

• indicando únicamente en la factura rectificativa el importe que hay que corregir, precedido de signo positivo o negativo
• volviendo a reproducir todos los datos de la factura originaria con el importe corregido.

Contabilidad de las facturas rectificativas

La factura rectificativa tiene repercusión en la contabilidad de la empresa, puesto que afecta a la factura originaria y altera el importe de los impuestos que hay que liquidar en Hacienda. Para contabilizar de forma correcta la factura rectificativa hay que incluir un nuevo asiento contable, con la correspondiente devolución del importe o del IVA en el Debe, así como en el Haber en la correspondiente subcuenta del cliente.

Libros- Registro de facturas expedidas y recibidas

Las facturas rectificativas deben de ser anotadas por separado respecto al resto de facturas y llevar una numeración diferente, dadas sus características especiales. De este modo se evitan errores y facturas duplicadas.

A dichos efectos, dentro de los Libros- Registro de las facturas expedidas y Libros- Registro de las facturas recibidas se anotarán en una hoja independiente de la de las facturas ordinarias.

Comunicar a Hacienda las facturas rectificativas

Una de las obligaciones tributarias de cualquier empresario, profesional o autónomo que haya realizado operaciones con terceros, cuyo importe supere los 3.005, 06 euros, es la presentación del modelo 347, mediante el cual se informa a la Delegación de Hacienda de las operaciones anuales realizadas con terceros correspondientes al ejercicio anterior. Esta declaración es obligatoria y se presenta en el mes de febrero.

En el modelo 347 se incluirán, junto con el importe de las facturas ordinarias, el correspondiente a las facturas rectificativas, procediendo a efectuar el descuento que proceda respecto a las operaciones declaradas en el trimestre de su devengo.

En la declaración del modelo 349, correspondiente a las operaciones intracomunitarias, se procederá del mismo modo que en el caso anterior, haciendo constar el importe de las facturas rectificativas emitidas.

Otros tipos de facturas

A partir de la entrada en vigor de la Ley de lucha contra el fraude (Ley 7/2012, de 29 de octubre), las facturas que emiten empresas, profesionales y los autónomos han quedado plenamente clasificadas. Además de la factura rectificativa, a la que hemos estado haciendo referencia, existen otros dos tipos de facturas:

Facturas ordinarias

A su vez se dividen en:

• Facturas ordinarias completas: son las que se utilizan con mayor frecuencia para acreditar una operación comercial de venta de productos o prestación de servicios. Debe contener número de factura, fecha de expedición, datos identificativos de emisor y receptor, concepto de la operación realizada, precio, base imponible, IVA aplicable e importe total.
• Facturas ordinarias simplificadas: en este tipo de factura no constan los datos del receptor (solo del emisor). Se usan en operaciones de menos de 400 euros (tales como restaurantes, peluquerías, talleres mecánicos).

Facturas recapitulativas

Las facturas recapitulativas recogen diversas operaciones comerciales que se han producido durante un mismo mes natural. Suelen agrupar diferentes presupuestos y albaranes. Tienen que emitirse antes del día 16 del mes posterior a la fecha de las operaciones comerciales reflejadas.

Conclusión

Como empresario o autónomo debes conocer los diversos tipos de facturas que existen actualmente. En función de la situación de cada caso y la particularidad de la operación comercial realizada deberás emitir un tipo de factura u otro. Las facturas más frecuentes son las facturas ordinarias completas. Para pequeñas operaciones puedes expedir una factura simplificada, tal y como hemos detallado anteriormente, aunque en el caso de que el cliente lo solicite tendrás que convertirla en una factura completa.

Las facturas rectificativas tienes que emplearlas para corregir errores de datos o de cálculo de una factura ordinaria previa y para documentar una devolución o un impago (que te permita recuperar el IVA que tú has pagado previamente). Por sus especiales características, las facturas rectificativas llevan una numeración distinta a la de las facturas ordinarias y se contabilizan en una hoja independiente en el Libro- Registro de facturas expedidas y Libro- Registro de facturas recibidas. Además, debes reflejar el importe de las facturas rectificativas en tus declaraciones tributarias de los modelos 347 y 349, correspondientes a la Declaración anual de operaciones con terceras personas y a la Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.